Menigheten bør også lage seg klare rutiner for hvordan gaver håndteres og ikke minst hvordan man lagrer informasjon om giveren og det som gis.
Kun et fåtall bør ha kjennskap til hvor mye den enkelte gir, og dette er selvsagt informasjon som er taushetsbelagt. At noen flere som arbeider f. eks med givertjenesten må vite HVEM som er faste givere, er naturlig, men de bør ikke vite hvor mye hver enkelt gir. En giverkomite i en menighet må vite hvem som er givere, slik at de ikke spør dem om å bli nye givere. Det er naturlig at informasjon om hvem som er givere holdes innen giverkomiteen.
Skattefradrag
Det er skattefradrag for gaver gitt til menighet og frivillige organisasjoner (for 2019 inntil 50 000 kroner per person, gitt totalt til menigheter og frivillige organisasjoner). Menigheten må ha giverens fødselsnummer og rapportere dette inn gjennom medlemsregisteret innen fristen i januar hvert år. Det gis ikke anledning for giveren å legge gaver inn i egen skattemelding. Alternativt rapporteres dette direkte fra støttesystemer, som Solidus og Profundo etc.
Alle gaver gitt til menigheten kan gi grunnlag for skattefradrag, men menigheten må holde rede på hvor mye den enkelte har gitt. Det finnes datasystemer som hjelper menigheten til dette og som også gjør det enklere med innrapportering til skattemyndigheter.
Gaver gitt i takkoffer eller kollekt under gudstjenesten gir også mulighet for skattefradrag. Dersom menigheten bruker Vipps GO kan det settes opp slik at giveren kan velge å gi takkoffer med skattefradrag. Først gang giveren går inn på denne funksjonen i den menigheten, må giveren legge inn sitt fødselsnummer. Menigheten kan da ta ut en rapport fra Vipps og rapportere dette inn gjennom Medlemsregisteret for skattefradrag, dersom ikke gavene rapporteres gjennom giversystemene Solidus og Profundo.
Alle takkoffer i gudstjenesten gir slikt skattefradrag, inkludert takkoffer til eksterne organisasjoner fordi alle takkoffer er en gave til menigheten, men menighetsrådet har et vedtak om at takkoffer for den søndagen skal gå til en ekstern organisasjon.
VIPPS - Ny funksjonalitet: Menigheten får enklere oversikt over gaver og salg i Vipps
I en tid har en gruppe fra Den norske kirke gitt innspill til utviklere i Vipps, for at de kunne videreutvikle Vipps produktet slik at det i større grad er tilpasset menighetenes behov. Det er et flott og unikt samarbeid som fortsetter, men nå lanseres noen funksjonelle forbedringer som vi håper kan både gi bedre oversikt for den enkelte som skal gi en gave eller betale for noe, men ikke minst også bidra til at det administrative etterarbeidet blir enklere. Det er mange ansatte på menighetskontoret som har brukt mye tid på å finne ut om innbetalingen på Vipps var en gave eller betaling for tacomiddag eller lignende
Det som lanseres nå er kun første skritt i et lengre løp. Vårt håp er at vi skal kunne automatisere større deler, eller hele prosessen fra beløpet betales/gis i Vipps Appen til beløpet er ført i regnskap. Dette ligger noe frem i tid.
Det som nå lanseres er at det nå er mulig å opprette KATEGORIER under hvert salgssted i Vipps. (Gjelder for menigheter som allerede har et vippsnummer) Administrator kan enkelt opprette en egen kategori som gjør det enkelt å skille ulike former for gaver eller betalinger fra hverandre. Alle kategorier kan også ha sin egen QR kode som gjør det raskt og enkelt å betale eller gi en gave. Kategorien vil også fremkomme på rapportene slik at det blir enklere å administrere.
Hvordan du går fram for å opprette en kategori og noen gode råd om hvordan administrator bør tenke i forhold til regnskap finner du i en nærmere presentasjon her.
Takk for gaven
Vipps har nå åpnet opp for at det er mulig å skreddersy en melding til den som har betalt/gitt en gave. Dette er kun mulig når man har opprettet en kategori. En slik melding kan brukes til å si takk for gaven, eller f. eks bekrefte innbetaling for «taco-fredag» og informere om neste arrangement.
Se mer om hvordan du oppretter en slik skreddersydd melding her
VippsGO avvikles 1. desember
Samtidig er det nå klart at Vipps har offentliggjort at de kommer til å fase ut den løsningen som heter VippsGO, per 1. desember 2020. En del menigheter har brukt denne varianten hvor det blant annet har vært lagt til en modul hvor enkeltpersoner har kunnet gi sine personalia (fødselsnummer) og gjennom dette, indikere at de ønsket skattefradrag for gaver. (Denne løsningen er noe tvilsom i hht GDPR krav.)